Monday, November 20th, 2017

Основы работы с Общими Папками (Часть 1)

Published on Январь 16, 2009 by   ·   Комментариев нет

Эта статья является руководством для начинающих или по воле случая замещающих администраторов Exchange-сервера по установке папок и их разрешений, а также объясняет преимущества их использования.

Если вы хотите ознакомиться с остальными частями этой статьи, пожалуйста, прочитайте:

Что такое Общие папки?

Для администратора общие папки являются отдельной базой данных.

Общие

Рисунок 1

На Рисунке 1 показаны базы данных Exchange для единственного сервера Exchange 2003 Standard. База данных priv1, состоящая из файлов EDB и STM, содержит почтовые ящики пользователей. База данных pub1 содержит общие папки. Обе базы данных в Exchange 2000 и Exchange 2003 до SP2 имеют ограничение в 16 ГБ. В наши дни 16 ГБ – это не очень много. Однако, большинство почтовых сообщений хранятся в почтовых ящиках пользователей, а база данных общих папок остается практически пустой. В дальнейшем, я покажу, как можно использовать общие папки для уменьшения базы данных почтовых ящиков и увеличения пространства для ее дальнейшего роста.

Общие папки содержат тот же тип папок, к которым вы получаете доступ через Outlook. В них может содержаться почта, информация календаря и заданий. На эти папки можно установить защиту так, чтобы только определенные пользователи обладали различными правами доступа к ним.

Создание Общих папок

Общие папки можно создать с помощью консоли управления Exchange System Manager или клиента Outlook.

Общий почтовый ящик

Рисунок 2

Приложение Outlook 2003 скрывает общие папки, так что сначала вам нужно войти в список папок, затем, справа, откройте Public Folder List (Список общих папок), All Public Folders (Все общие папки) и выберите “New Folder…” («Новая папка…»).

Общие папки

Рисунок 3

Консоль управления Exchange System Manager может создавать только папки для хранения почты, например, Inbox (Входящие) и Sent Items (Отправленные), а в Outlook вы можете создавать другие типы папок, например Calendar items (Календарь).

Как скрыть общую папку?

Рисунок 4

Также вы можете создать общие папки с помощью Outlook Web Access.

Обязанность повесить почтовый ящик

Рисунок 5

Основы exchange

Рисунок 6

Защита Общих папок

У Общих папок есть два типа механизма защиты: администраторский и клиентский доступ.

Администраторская защита Общих папок устанавливается только в консоли Exchange System Manager. Здесь вы определяете, кто из администраторов Exchange-сервера имеет право управлять безопасностью папки и администрировать базу данных (также называемую информационным хранилищем).

Общие папки exchange 2010

Рисунок 7

В большинстве случаев, в небольших и средних компаниях, вам потребуется установить только клиентские разрешения, а не администраторские права. Сделать это можно с помощью Outlook и консоли Exchange System Manager, но не в Outlook Web Access.

Создане папки для общего доступа

Рисунок 8

Общие папки exchange

Рисунок 9

На приведенных выше рисунках показаны установки безопасности по умолчанию для Общих папок. Владелец (Owner) общей папки – это пользователь, который ее создал. Он имеет полный контроль над папкой. Аутентифицированным пользователям (в данном случае показанные как Default (По умолчанию)) даются права на добавление и удаление их собственных элементов. Анонимные пользователи (Anonymous) могут добавлять элементы, но не могут их читать.

При создании повой общей папки, которую, по вашему желанию, будет администрировать один из пользователей, вы должны просто добавить этого пользователя в список разрешений и изменить его уровень разрешений на Owner (Владелец).

Общий календарь outlook 2003

Рисунок 10

Владелец папки может создавать подпапки и устанавливать на них дальнейшие разрешения.

Использование Общих папок в качестве хранилища почты

Даже в небольшой компании большое значение отводится совместной работе. Многим очень нравится Outlook, и они используют его как основное средство работы. Если Крис хочет показать Марку почтовое сообщение или фильм, он просто приглашает его или пересылает данный элемент. У Exchange-сервера есть возможность хранения элементов только в одном месте, т.е. переадресованный элемент будет иметь только одну копию. Однако, после переадресации место хранения меняет, а значит, все документа и другие большие элементы почтовых сообщений будут раздувать базу данных информационного хранилища.

Если Марк отвечает за хранение и каталогизацию важных сообщений, то в случае его отпуска или отсутствия по другой причине, он не сможет переадресовывать почту. Это может повлечь за собой возникновение некоторых проблем. Вместо этого вы можете создать почтовую папку отдела или проекта в хранилище общих папок.

Вместо того, чтобы перемещать почтовые элементы в папках вашего почтового ящика, вы просто кладете их в определенную общую папку.

Общие папки в exchange 2010

Рисунок 11

Таким образом, почтовые элементы становятся доступными для соответствующего отдела, если, конечно, вы установите верные разрешения.

Exchange 2003 общие папки

Рисунок 12

Если вы беспокоитесь об ограничениях почтового ящика, вы можете создать общие папки для пользователей с большим объемом почты и дать на эти папки разрешения только этим пользователям. Тогда они смогут переносить большие элементы в их частные общие папки для экономии пространства.

Папка контактов компании

Хотя хранение контактов в Active Directory является верным решением, оно обладает некоторыми недостатками. Вам придется обучать персонал пользоваться консолью Active Directory Users and Computers (Пользователи и компьютеры Active Directory) и устанавливать ее на рабочие станции Windows XP. Вместо этого вы можете использовать средства управления контактами сторонних производителей. Однако, поскольку пользователи уже пользуются Outlook, вам нужно просто создать общую папку контактов.

Exchange общие папки

Рисунок 13

Обратной стороной данного подхода является то, что каждому пользователю придется самостоятельно добавлять эту папку в свою адресную книгу Outlook. Сделать это можно с помощью вкладки Outlook Address Book (Адресная книга Outlook) в каждой папке Outlook.

Exchange список пользователей общего почтового ящика

Рисунок 14

После этих действий контакты появятся в адресной книге.

Поключение базы общих папок exchange

Рисунок 15

Общий календарь

Общий календарь – тоже очень полезное средство. Оно помогает сократить расходы, поскольку, в отличие от отдельного почтового ящика, общей папке не требуется лицензия. Вы можете создать столько общих папок, сколько хотите. Поэтому, вместо того, чтобы создавать почтовый ящик пользователя Active Directory для планирования встреч, скажем, в переговорной комнате, вы можете просто создать доступную общую папку календаря.

К сожалению, общие папки календаря не публикуются в папке занятости, поэтому в этих папках вы не сможете сделать расширенное расписание.

Избранные Общие папки

Помимо всего прочего, вы можете добавить общую папку контактов или любую другую общую папку, которой часто пользуйтесь, в Избранные Общие папки путем ее простого перетаскивания или с помощью контекстного меню, вызываемого правой кнопкой мыши, “Add to Favorites” (Добавить в Избранные). Убедитесь, что подпапки тоже добавлены.

Почтовый ящик создать

Рисунок 16

Если вы пользуйтесь Outlook 2003, то после добавления папки в Избранные вы получите доступ к ней из обычного места, без необходимости просмотра всего списка папок.

Exchange 2010 общие папки

Рисунок 17

Если вы создадите избранные папки для общего календаря, вы сможете просматривать их вместе для определения загруженности календаря и сравнения общего календаря с вашим собственным.

Общий почтовый ящик

Рисунок 18

Вы можете изменить вашу учетную запись Exchange-сервера в режиме кэша Outlook 2003 для скачивания избранных общих папок, и они будут доступны в автономном режиме. В меню Outlook выберите Tool (Средства) > E-mail Accounts (Учетные записи) > Exchange Server Settings (Установки сервера Exchange) > More Settings (Дополнительные установки) > Advanced (Дополнительно).

Общие папки

Рисунок 19

Заключение

Общие папки – это удобное и полезное средство. Их не всегда просто создать, но они дают много преимуществ. Если вы знаете, как ими пользоваться, они, помимо всего прочего, помогут сэкономить вам ваше время и деньги.

Данная статья описывает основу основ. Общие папки, как и большинство функций Exchange-сервера, полны скрытых сюрпризов. Я постараюсь открыть некоторые из них в следующей статье.

Источник  http://www.msexchange.org


Смотрите также:

Tags: ,

Readers Comments (Комментариев нет)




Да человек я, человек! =)

Exchange 2007

Проведение мониторинга Exchange 2007 с помощью диспетчера System Center Operations Manager 2007 (часть 3)

Если вы хотите прочитать предыдущие части этой серии статей, перейдите по ссылкам: Проведение мониторинга Exchange 2007 с помощью диспетчера System ... [+]

Практическое рассмотрение перехода с Exchange 2003 на Exchange 2007 (часть 1)

Введение В этой статье из нескольких частей я хочу показать вам процесс, который недавно использовал для перехода с существующей среды Exchange 2003 ... [+]

Использование инструмента Exchange Server Remote Connectivity Analyzer Tool (часть 2)

Если вы пропустили первую часть этой серии, пожалуйста, прочтите ее по ссылке Использование инструмента Exchange Server Remote Connectivity Analyzer Tool (Часть ... [+]

Мониторинг Exchange 2007 с помощью диспетчера System Center Operations Manager 2007 (часть 2)

Если вы пропустили предыдущую часть этой серии статей, перейдите по ссылке Мониторинг Exchange 2007 с помощью диспетчера System Center Operations ... [+]

Подробное рассмотрение подготовки Active Directory для Exchange 2007 (часть 5)

Если вы пропустили предыдущие части этой серии статей, перейдите по ссылкам: Подробное рассмотрение подготовки Active Directory для Exchange 2007 (часть 1) ... [+]

Установка и настройка Exchange 2007 из командной строки (Часть 3)

If you missed the previous parts in this article series please read: Exchange 2007 Install and Configuration from the command line (Part ... [+]

Использование инструмента Exchange Server Remote Connectivity Analyzer Tool (часть 1)

Инструмент ExRCA Текущий выпуск инструмента предоставляется только в целях тестирования и оснащен 5 опциями: Тест подключения Outlook 2007 Autodiscover Тест подключения Outlook 2003 RPC ... [+]

Развертывание сервера Exchange 2007 Edge Transport (часть 5)

Если вы хотите прочитать предыдущие части этой серии статей, перейдите по ссылкам: Развертывание сервера Exchange 2007 Edge Transport (часть 1) Развертывание ... [+]

Установка и настройка Exchange 2007 из командной строки (часть 2)

Если вы пропустили первую статью данного цикла, пожалуйста, перейдите по ссылке: Exchange 2007 Install and Configuration from the command line (Part ... [+]

Использование интегрированных сценариев Using Exchange Server 2007 – часть 2: генерирование отчетов агента Transport AntiSpam Agent

Если вы пропустили предыдущую часть этой серии статей, перейдите по ссылке Использование интегрированных сценариев Using Exchange Server 2007 – часть ... [+]